Entscheidungsvorlage schreiben: Aufbau, Muster, Beispiel

Was muss eine Entscheidungsvorlage leisten?

Eine Entscheidungsvorlage muss drei Dinge leisten: klar sagen, was entschieden werden soll, die Optionen fair vergleichen und die Unsicherheit offenlegen. Fehlt eines davon, wird vertagt oder aus dem Bauch entschieden.

Ein Bild aus dem Alltag: Wer im Restaurant fragt „Was wollt ihr essen?“, bekommt eine lange Diskussion. Wer fragt „Pizza oder Sushi, ich reserviere um sieben?“, bekommt eine Antwort.

Holgers alte Vorlage hatte viel Information und keine Frage. Die Runde musste selbst herausfinden, worüber sie entscheiden soll. Das kostet Zeit und lädt dazu ein, Nebenthemen zu besprechen. Wenn ein Gremium trotz Vorlage nicht entscheidet, liegt das manchmal auch an der Leitung. Was dann hilft, liest du unter Wenn der Chef nicht entscheidet.

Wie ist eine gute Entscheidungsvorlage aufgebaut?

Eine gute Vorlage hat sechs Teile in fester Reihenfolge. Die Frage und die Empfehlung stehen oben, damit die Runde sofort weiß, worum es geht.

Teil 3 trägt die Vorlage. Eine Vorlage mit nur einer Option verlangt ein Ja oder Nein. Mit zwei Optionen und dem Nichtstun kann die Runde vergleichen. Das Nichtstun gehört immer dazu, weil es oft die stillschweigende Alternative ist.

Für Teil 4 genügt bei wenigen Kriterien eine einfache Tabelle. Bei vielen Kriterien mit unterschiedlichem Gewicht hilft eine Nutzwertanalyse im Anhang.

MerksatzFrage und Empfehlung nach oben, Zahlen mit Quelle in die Mitte, Beschlussvorschlag ans Ende.

Wie sieht eine gute Vorlage im Beispiel aus?

Holger schreibt die neue Vorlage auf zwei Seiten. Hier der Anfang mit Kommentaren, warum jeder Satz dort steht.

Wie die Formulierung einer Option die Entscheidung färbt, zeigt die Seite Framing-Effekt. Holger schreibt deshalb bei jeder Option Kosten und Nutzen in denselben Einheiten auf.

• Scheinoptionen: Neben der Wunschoption stehen zwei offensichtlich schlechte. Dann ist die Vorlage eine verdeckte Bitte um Zustimmung.
• Zahlen ohne Herkunft: Eine Schätzung, die wie ein Messwert aussieht, verleitet zu Scheingenauigkeit.
• Zu viel Material: Wer alles beilegt, versteckt das Wichtige. Der Anhang ist für Rückfragen da.
• Fehlender Prüftermin: Ohne Kriterium und Datum für die Überprüfung wird die Entscheidung nie wieder angeschaut.
• Organisationale Grenze: die Vorlage als Absicherung. In manchen Unternehmen dient die Vorlage vor allem dazu, später nachweisen zu können, dass man gewarnt hat. Dann wird jedes denkbare Risiko aufgelistet, ohne Gewichtung. Schutz im Prozess: Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Schaden ordnen, höchstens acht nennen, für jedes eine Gegenmaßnahme. Wie Gremien mit solchen Vorlagen besser umgehen, zeigt die Seite Entscheiden in Geschäftsführung und Gremien.

1. Frage zuerst schreiben, bevor du Material sammelst. Lässt sie sich mit Ja, Nein oder einer Auswahl beantworten?
2. Mindestens zwei Optionen plus Nichtstun ausarbeiten, jeweils mit Kosten und Nutzen in denselben Einheiten.
3. Jede Zahl mit Quelle versehen und Schätzungen als Schätzungen kennzeichnen.
4. Beschlussvorschlag als Satz formulieren, mit Verantwortung, Frist und Prüftermin.
5. Gegenlesen lassen von jemandem, der nicht beteiligt war: Versteht diese Person nach der ersten halben Seite, worum es geht?

Häufige Fragen