Druck und Krise · Vertiefung
Krisenmanagement: Entscheiden in der Krise
Wie du entscheidest, wenn sich die Lage ständig ändert: mit festen Prüfpunkten, klaren Rollen und einem Lagebild, das nur enthält, was du brauchst.
Dienstag im Juli, 14:10 Uhr, draußen 33 Grad. Miriam führt einen Träger mit drei Pflegeheimen. Im größten Haus mit 90 Bewohnerinnen und Bewohnern fällt der Strom aus. Ein Bagger hat bei Bauarbeiten ein Kabel beschädigt. Das Notstromaggregat versorgt Notbeleuchtung, einen Aufzug und die Kühlung der Medikamente. Ventilatoren, Küche und die meisten Pflegebetten laufen nicht. Der Netzbetreiber sagt: etwa zwei Stunden.
Beispiel frei erfunden.
Was unterscheidet eine Krise von einem Problem?
Ein Problem lässt sich mit den üblichen Abläufen lösen. Eine Krise sprengt sie. Der Leitfaden Krisenmanagement der Vereinigung zur Förderung des Deutschen Brandschutzes (vfdb) beschreibt die Krise als Abweichung vom Normalzustand, die mit der normalen Aufbau- und Ablauforganisation nicht mehr zu bewältigen ist.
Für Entscheidungen heißt das: Die Lage ändert sich schneller, als die gewohnten Wege Antworten liefern. Wer in einer Krise einmal entscheidet und dann abwartet, arbeitet bald mit einem veralteten Bild. Bei Miriam wird aus den zwei Stunden um 15:30 Uhr die Auskunft „vermutlich bis morgen früh“. Jede Entscheidung, die auf zwei Stunden beruhte, steht damit neu zur Prüfung.
Wie funktioniert der Entscheidungsablauf mit Prüfpunkten?
Der Ablauf hat zwei Arten von Prüfpunkten. Feste Prüfpunkte liegen auf der Uhr, etwa jede volle Stunde. Auslöser sind vorher vereinbarte Ereignisse, bei denen sofort neu bewertet wird, ohne auf die nächste Stunde zu warten. An jedem Prüfpunkt beantwortet die Runde dieselben vier Fragen.
Prüfpunkt-Leiste
| Frage am Prüfpunkt | Wozu sie dient | Bei Miriam um 16:00 Uhr |
|---|---|---|
| Was hat sich seit dem letzten Prüfpunkt geändert? | neue Fakten von Gerüchten trennen | Strom vermutlich erst morgen früh, Raumtemperatur im Obergeschoss 29 Grad |
| Gilt unsere wichtigste Annahme noch? | veraltete Grundlagen erkennen | nein, die Annahme „zwei Stunden“ ist hinfällig |
| Was ist die nächste Entscheidung und bis wann? | den Blick auf das Dringende lenken | Verlegung der am stärksten gefährdeten Menschen, Entscheidung bis 16:30 Uhr |
| Wer muss davon erfahren? | Umsetzung und Kommunikation sichern | Pflegedienstleitung, Angehörige, die beiden anderen Häuser |
Die vier Fragen stehen in der Tabelle.
Arbeitsregel von T1Leaders, angelehnt an den Entscheidungskreislauf im vfdb-Leitfaden.
Die Auslöser legst du beim ersten Prüfpunkt fest, solange noch etwas Ruhe herrscht. Miriam vereinbart drei: eine Raumtemperatur über 30 Grad in einem Wohnbereich, eine Störung am Notstromaggregat und jede neue Aussage des Netzbetreibers zur Dauer. Tritt einer davon ein, kommt die Runde sofort zusammen.
Der Abstand der festen Prüfpunkte darf sich ändern. Der vfdb-Leitfaden empfiehlt, die Abstände zu verlängern, sobald die Lage es erlaubt. In den ersten Stunden passt oft eine Stunde. Wenn die Lage stabil ist, reichen später größere Abstände.
MerksatzLege fest, wann du neu entscheidest, bevor du die erste Entscheidung triffst.
Was gehört ins Lagebild, und wer führt es?
Ins Lagebild gehört nur, was eine anstehende Entscheidung verändern kann. Alles andere bindet Aufmerksamkeit. Ein brauchbares Lagebild trennt drei Spalten: gesicherte Fakten, offene Fragen und Annahmen, auf denen gerade gearbeitet wird.
- Gesicherte Fakten: etwa „Notstrom läuft, Tank reicht laut Haustechnik bis etwa 2:00 Uhr“.
- Offene Fragen: etwa „Kann das Nachbarhaus zwölf Menschen aufnehmen?“
- Annahmen: etwa „Strom kommt morgen früh“. Annahmen bekommen einen Prüftermin.
Was nicht hineingehört: Schuldfragen, Spekulationen über die Baufirma und Einzelheiten, die keiner Entscheidung dienen. Sie kommen auf eine eigene Liste für die Nachbereitung. Wie Fachleute ein Lagebild in drei Ebenen aufbauen, erklärt Situational Awareness.
Wer welche Rolle übernimmt. Neben dem Lagebild braucht jede Krise klare Zuständigkeiten.
Der vfdb-Leitfaden betont die Einheit der Führung: Eine Person führt die Krise mit allen nötigen Befugnissen. Er rät, dieser Person keine weitere Stabsfunktion zu übertragen. Für kleinere Organisationen genügen oft vier Rollen.
| Rolle | Aufgabe | Bei Miriam |
|---|---|---|
| Krisenleitung | entscheidet, legt Prüfpunkte und Auslöser fest | Miriam |
| Lage und Dokumentation | führt das Lagebild, hält Entscheidungen mit Uhrzeit fest | Assistenz der Geschäftsführung |
| Betrieb | setzt um, meldet Veränderungen vor Ort | Pflegedienstleitung des Hauses |
| Kommunikation | informiert Angehörige, Mitarbeitende und Behörden | Leiterin Verwaltung |
Den Aufbau eines vollständigen Krisenstabs findest du unter Krisenstab aufbauen.
Wie sieht der Ablauf in einer konkreten Lage aus?
Um 14:25 Uhr findet der erste Prüfpunkt statt. Miriam verteilt die Rollen, legt die Auslöser fest und entscheidet: Getränke alle 30 Minuten verteilen, Fenster auf der Schattenseite öffnen, das Nachbarhaus vorwarnen. Nächster fester Prüfpunkt: 15:00 Uhr.
Um 15:30 Uhr greift ein Auslöser. Der Netzbetreiber spricht jetzt von „morgen früh“. Die Runde kommt sofort zusammen. Die Annahme „zwei Stunden“ fällt. Miriam lässt bis 16:00 Uhr klären, welche Menschen bei Hitze am stärksten gefährdet sind und wie viele Plätze die beiden anderen Häuser haben.
Um 16:30 Uhr entscheidet sie, 14 Menschen in die anderen Häuser zu verlegen. Um 19:40 Uhr greift der zweite Auslöser: Das Aggregat meldet eine Störung. Die Haustechnik behebt sie in zwanzig Minuten, Miriam bestellt trotzdem ein mobiles Ersatzaggregat. Um 5:50 Uhr am nächsten Morgen ist der Strom zurück.
Die erste Stunde einer solchen Lage spielt Die ersten 60 Minuten durch. Was Miriam wann wem sagt, steht unter Krisenkommunikation.
Nach der Krise. Der letzte Schritt gehört noch zur Krise.
Nach dem Ende der Krise folgt die Nachbereitung, solange die Erinnerung frisch ist. Arjen Boin und Kollegen zählen in ihrem Buch von 2005 das Beenden einer Krise und das Lernen aus ihr zu den Kernaufgaben von Krisenführung. Hilfreich sind drei Fragen: Welche Entscheidung kam zu spät? Welcher Auslöser hat gefehlt? Was ändern wir am Plan?
Hier kommt auch die Liste mit den Schuldfragen und Nebenthemen wieder auf den Tisch. Bei Miriam steht dort etwa, dass der Treibstoffvorrat nur bis 2:00 Uhr gereicht hätte.
Grenzen
Wo stößt der Prüfpunkt-Ablauf an Grenzen?
- Wenn nur Sekunden bleiben: Bei akuter Gefahr gelten eingeübte Notfallverfahren und die Anweisungen der Einsatzkräfte.
- Zu viele Prüfpunkte: Wenn die Runde ständig tagt, bleibt keine Zeit für die Umsetzung. Der Leitfaden empfiehlt kurze Entscheidungsphasen und längere Umsetzungsphasen.
- Auslöser zu vage: „Wenn es schlimmer wird“ versteht jeder anders. Ein Auslöser braucht eine Zahl oder ein klares Ereignis.
- Fehlende Befugnis: Prüfpunkte helfen wenig, wenn die Krisenleitung nicht entscheiden darf. Schutz im Prozess: Befugnisse vor der Krise schriftlich festlegen.
- Einsatzleitung vor Ort: Sind Feuerwehr oder Polizei im Einsatz, führen sie am Ort. Wie deren Führungsvorgang arbeitet, erklärt Führungsvorgang der Feuerwehr.
Gegenmittel
So entscheidest du in der Krise
- Rollen verteilen: Krisenleitung, Lage, Betrieb, Kommunikation.
- Ersten Prüfpunkt halten und den nächsten mit Uhrzeit festlegen.
- Auslöser vereinbaren, jeweils mit Zahl oder klarem Ereignis.
- Lagebild in drei Spalten führen: Fakten, offene Fragen, Annahmen mit Prüftermin.
- Jede Entscheidung mit Uhrzeit festhalten und mitteilen.
Situationsfrage
Ein Logistikleiter erfährt, dass ein Hochwasser auf das Lager zukommt. Er will festlegen, wann sein Krisenteam außerhalb der festen Prüfpunkte zusammenkommt. Welcher Auslöser ist am besten geeignet?
- A„Wenn sich die Lage deutlich verschlechtert.“
- B„Wenn der Pegel am Messpunkt flussaufwärts die Marke von 4,50 Meter erreicht.“
- C„Wenn jemand aus dem Team ein schlechtes Gefühl hat.“
Auflösung anzeigen
Antwort B. Der Auslöser nennt eine Zahl und einen Ort und lässt sich ohne Diskussion prüfen. Antwort A ist zu vage, jeder versteht etwas anderes darunter. Antwort C kann ein wichtiger Hinweis sein, taugt aber nicht als vereinbarter Auslöser.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Krisenteam zusammenkommen?
Das hängt von der Lage ab. In den ersten Stunden passt oft eine Stunde, später größere Abstände. Der nächste Termin sollte immer feststehen.
Wer trifft in der Krise die Entscheidungen?
Eine vorher benannte Person mit den nötigen Befugnissen. Der vfdb-Leitfaden spricht von der Einheit der Führung.
Welcher Fehler passiert in Krisen häufig?
Eine belastbare Rangliste gibt es dafür nicht. Ein typisches Muster aus dem Beispiel: an einer Annahme festhalten, die längst überholt ist.
Quellen
- Fritzen, B., Hummel, S. und Schmidt, J. (2021). Leitfaden Krisenmanagement für Behörden und Unternehmen. Technischer Bericht vfdb TB 09-01. vfdb
- Boin, A., 't Hart, P., Stern, E. und Sundelius, B. (2005). The Politics of Crisis Management: Public Leadership under Pressure. Cambridge University Press. Cambridge, Inhaltsverzeichnis
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