Krisenstab aufbauen: Rollen, Lagebild, Sitzungsrhythmus

Wann braucht ein Unternehmen einen Krisenstab?

Ein Krisenstab wird gebraucht, wenn eine Lage mehrere Bereiche gleichzeitig betrifft und die normalen Wege zu langsam sind. Der Leitfaden Krisenmanagement der Vereinigung zur Förderung des Deutschen Brandschutzes (vfdb) beschreibt die Aufgabe des Krisenstabs als Bündelung und Koordinierung. Er löst Querschnittsfragen, die kein einzelner Bereich allein beantworten kann.

Bei Jonas zeigt sich das in der ersten Stunde. Die Produktion muss Aufträge auf andere Werke verlagern. Der Vertrieb muss Kunden informieren. Das Personal braucht einen Plan für die Schichten am Montag. Die Versicherung will eine Meldung. Jede dieser Fragen hängt an den anderen.

Welche Rollen braucht ein Krisenstab?

Der vfdb-Leitfaden gliedert den Krisenstab in Funktionsbereiche. Die Feuerwehr arbeitet in der Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 mit sechs Sachgebieten, von S1 Personal bis S6 Kommunikationswesen. Für ein Unternehmen lässt sich das auf wenige Rollen verdichten.

Funktionen nach vfdb-Leitfaden 2021, Entsprechung nach FwDV 100 Anlage 2. Die Zuordnung ist eine Vereinfachung von T1Leaders.

Zwei Punkte zählen besonders. Erstens braucht jede Funktion eine benannte Vertretung. Bei Jonas fehlten drei von sieben Personen, und niemand wusste, wer einspringt. Zweitens rät der vfdb-Leitfaden, der gesamtverantwortlichen Person keine Stabsfunktion zu übertragen. Wer gleichzeitig protokolliert und entscheidet, riskiert, beides schlechter zu machen.

Wie die Feuerwehr ihren Führungsvorgang aufbaut, erklärt Führungsvorgang der Feuerwehr.

Wie arbeitet ein Krisenstab mit Lagebild und Sitzungsrhythmus?

Ein Krisenstab wechselt zwischen kurzen Besprechungen und längeren Arbeitsphasen. Der vfdb-Leitfaden beschreibt diesen Wechsel und empfiehlt, die Abstände zu verlängern, sobald die Lage es erlaubt. In der Besprechung entscheidet der Stab, dazwischen setzen die Funktionen um.

Eine feste Tagesordnung hält die Besprechung kurz. T1Leaders empfiehlt fünf Punkte, die in jeder Sitzung gleich bleiben:

1. Lage: Was hat sich geändert? Vorgetragen von der Funktion Lage und Dokumentation.
2. Ausblick: Was erwarten wir bis zur nächsten Sitzung?
3. Entscheidungsbedarf: Welche Entscheidung steht an, und wer trifft sie?
4. Aufträge: Wer macht was bis wann?
5. Nächster Termin: feste Uhrzeit und Auslöser für eine Sondersitzung.

Das Lagebild hängt sichtbar im Raum oder liegt in einer gemeinsamen Datei. Es trennt gesicherte Fakten, offene Fragen und Annahmen. Die Feuerwehr-Dienstvorschrift ordnet Lagefeststellung, Lagedarstellung und die Vorbereitung der Lagebesprechungen dem Sachgebiet S2 Lage zu. Den Aufbau eines Lagebilds in drei Ebenen findest du unter Situational Awareness.

Wie der Stab entscheidet. Der Stab berät, die Leitung entscheidet. Diese Regel klingt einfach und muss trotzdem vor der Krise feststehen. Dazu gehört eine Grenze: Bis zu welcher Summe oder Tragweite entscheidet die Leitung allein, ab wann wird die Geschäftsführung oder der Aufsichtsrat einbezogen? Wann eine Lage an die nächste Ebene geht, klärt Eskalationsmanagement.

Bei Jonas tagt der Stab ab 5:00 Uhr stündlich, ab Sonntagmittag alle drei Stunden. Die wichtigste Entscheidung fällt am Sonntag um 14:00 Uhr: Zwei Großkunden werden für zwei Wochen aus Werk 3 beliefert, ein dritter bekommt einen späteren Termin. Die Leitung trifft sie nach zehn Minuten Beratung, weil die Lage auf einem Blatt zusammengefasst vorliegt.

Wie prüfe ich, ob unser Krisenstab bereit ist?

Mit sieben Fragen lässt sich prüfen, ob ein Krisenstab im Ernstfall arbeitsfähig wäre. Jede Frage, die du nicht mit Ja beantworten kannst, ist eine Aufgabe für die nächsten Wochen.

Arbeitshilfe von T1Leaders, abgeleitet aus den Empfehlungen des vfdb-Leitfadens, ohne Prüfung als Messinstrument.

Jonas hätte vor dem Brand vier Fragen mit Nein beantwortet. Nach der Krise arbeitet er sie in sechs Wochen ab und lässt den Stab im Herbst eine Übung mit einem angenommenen Hackerangriff durchspielen.

• Zu groß: Je mehr Personen am Tisch sitzen, desto länger dauert jede Besprechung. Fachleute kommen bei Bedarf dazu und gehen wieder.
• Ohne Übung: Ein Stab, der nie geübt hat, verliert im Ernstfall die erste Stunde mit Fragen nach Zuständigkeit und Raum.
• Falsche Lage: Für ein Ereignis, das ein Bereich mit bestehendem Notfallplan lösen kann, ist ein Stab zu schwerfällig.
• Einsatzleitung vor Ort: Bei Brand oder Unfall führt die Feuerwehr am Ort. Der Krisenstab kümmert sich um die Folgen für das Unternehmen.
• Organisationale Grenze: Wer darf entscheiden? Fehlt die schriftliche Befugnis, wird jede wichtige Entscheidung nach oben geschoben. Schutz im Prozess: Befugnisse und Grenzen jährlich bestätigen lassen.

1. Leitung benennen und Befugnisse schriftlich festlegen.
2. Funktionen besetzen, jede mit Person und Vertretung.
3. Alarmierungskette anlegen und halbjährlich prüfen.
4. Raum, Lagebild-Vorlage und Protokoll vorbereiten.
5. Einmal im Jahr üben, danach den Bogen erneut ausfüllen.

Häufige Fragen