Eisenhower-Matrix: Vorlage, Beispiele und Grenzen

Was bedeuten die vier Felder?

Die vier Felder sagen dir, was mit einer Aufgabe passiert: erledigen, einplanen, abgeben oder streichen. Wichtig heißt dabei: Die Aufgabe bringt dich deinem Ziel näher. Dringend heißt: Sie hat eine nahe Frist oder jemand wartet.

Ein Bild aus dem Alltag: Der Zahnarzttermin zur Vorsorge ist wichtig und nie dringend. Er wird erst dringend, wenn der Zahn schmerzt. Dann ist er teurer und unangenehmer. Feld B ist das Feld der Vorsorge.

Wie du feste Zeiten für Feld B in deinen Alltag einbaust, zeigt die Seite Selbstführung: Routinen, die gute Entscheidungen tragen.

MerksatzFeld B entscheidet über deine nächsten Monate. Feld A nur über deinen heutigen Tag.

Wie sieht die Matrix im Führungsalltag aus?

Im Führungsalltag landen in Feld A meist Termine mit Frist von außen, in Feld B Gespräche, Planung und Entwicklung, in Feld C Anfragen anderer. Die Beispiele zeigen typische Zuordnungen. Sie hängen aber immer von deinem Ziel ab.

Zuordnung als Beispiel. Mit einem anderen Ziel kann dieselbe Aufgabe in ein anderes Feld gehören.

Viele Führungsaufgaben stehen in Feld B. Gespräche, Einarbeitung und Planung haben selten eine Frist. Sie werden deshalb leicht von Rückrufen und Anfragen verdrängt, bis aus einem Gespräch ein Konflikt geworden ist.

Matthias sortiert so: Die Vorlage für Donnerstag kommt in Feld A. Das Mitarbeitergespräch und der Stellenantrag kommen in Feld B, mit je einem Termin in dieser Woche. Zwei Rückrufe gibt er an eine Sachbearbeiterin ab.

Warum gewinnt das Dringende so oft?

Das Dringende gewinnt, weil eine Frist Aufmerksamkeit erzeugt, auch wenn die Aufgabe wenig bringt. Diese Neigung ist in Experimenten nachgewiesen.

Meng Zhu, Yang Yang und Christopher Hsee ließen Teilnehmende 2018 in fünf Experimenten zwischen Aufgaben wählen. Viele wählten eine Aufgabe mit naher Frist und kleinerer Belohnung, obwohl eine andere Aufgabe mehr einbrachte. Der Effekt war bei Menschen stärker, die sich selbst als sehr beschäftigt sahen. Ein Hinweis auf die Belohnungen im Moment der Wahl schwächte ihn ab (Zhu, Yang und Hsee, 2018).

Für Matthias heißt das: Die drei Rückrufe fühlen sich drängender an als der Stellenantrag. Ohne Matrix würde er wahrscheinlich mit den Rückrufen anfangen.

MerksatzEine Frist macht eine Aufgabe dringend. Wichtig macht sie erst dein Ziel.

Die Matrix sortiert Aufgaben. Eine Entscheidung ist eine Wahl zwischen Optionen. Abhaken lässt sie sich erst, wenn gewählt ist. Bei Matthias ist der Stellenantrag so ein Fall: Die Matrix sagt ihm, dass er ihn einplanen soll. Ob er die Stelle beantragt, sagt sie nicht.

• Sie vergleicht keine Optionen: „Wichtig“ ist ein Etikett für eine Aufgabe. Für die Bewertung von Alternativen brauchst du ein Werkzeug wie die Entscheidungsmatrix.
• Wichtig bleibt undefiniert: Wer kein klares Ziel hat, sortiert nach Gefühl. Dann landen unangenehme Aufgaben gern in Feld D.
• Dringlichkeit ist oft gemacht: Viele Fristen setzt jemand anders, manchmal ohne Not. Die Matrix fragt nicht, ob eine Frist verhandelbar ist.
• Abgeben setzt jemanden voraus: Wer kein Team hat oder dessen Team überlastet ist, kann Feld C nicht leeren.
• Feld B wird zum Parkplatz: Wichtige Entscheidungen werden eingeplant und immer wieder verschoben. Was gegen dieses Aufschieben hilft, steht auf der Seite Entscheidungsmüdigkeit.
• Organisationale Grenze: Dringlichkeit als Machtmittel. In manchen Organisationen wird jede Bitte als dringend markiert, damit sie vorgezogen wird. Die Matrix wird dann zum Spiegel der lautesten Stimmen. Schutz im Prozess: Im Team vereinbaren, was als dringend gilt, etwa nur Fristen von außen oder Gefahr für Personen. Alles andere bekommt einen Termin.

1. Ziel aufschreiben: Was willst du in diesem Quartal erreichen? Daran misst du „wichtig“.
2. Aufgaben einsortieren, dabei jede Wahl zwischen Optionen gesondert markieren.
3. Feld B zuerst in den Kalender: feste Termine, die du wie Kundentermine behandelst.
4. Feld C bündeln oder abgeben, Feld D streichen, ohne schlechtes Gewissen.
5. Entscheidungen mit eigenem Werkzeug bearbeiten, etwa mit der 10-10-10-Methode, wenn es um Folgen geht, oder einer Entscheidungsmatrix, wenn Optionen zu vergleichen sind.

Häufige Fragen